「ExcelとかWordって使えます？」
なんて就職試験で面接官に聞かれた方、いらっしゃると思います。私は聞かれたことありませんが。
ネットで調べると、この質問に対して何と答えればいいのか、実際どれぐらい使えればいいのかという情報が溢れんばかりに出てきます。それだけ悩んでいる方が多いということでしょうか。
私も現在は資料作成で毎日のようにExcelを使っております。ただそれはここ半年ぐらいの話で、それまではデータを入力したり日報を書いたりする程度にしか使っていませんでした。要するにExcelが使えるか否かの基準は「業種・職種による」ということです。
Excelはプライオリティの低いスキル
あくまで業種や職種によるという前提ですが、Excelのスキル習得は、特に新卒の段階においてはそこまで優先しなくてもいいと考えています。理由は以下の通りです。
- Excelよりも他の実務知識を身につけて欲しいから
- 勉強する時間でもっとコミュニケーションをとりたいから
- 本当に覚えておいて欲しいことは入社してから教えるから
１．Excelよりも他の実務知識を身につけて欲しいから
社会人になれば色んなことを覚えなければなりません。自社の社員の顔と名前、取引先の名前、社内の業務フローや独自ルール（ゴミ当番とか）、何より自分が今後やっていく業務の知識（自社サービスの知識から電話の取り方まで）等、本当に色々あります。Excelのスキルは実務知識にあたるわけですが、当然Excelを使うことだけが業務の職業なんて殆どありません。営業であれば電話や訪問がメインの仕事でしょうし、研究であれば研究の為に手を動かすのが本来の仕事です。そして大抵の場合、Excelはそれらの成果をまとめる為に使うもの、つまり多くの場合は実務の一部でしかないのです。
無論、習熟していて損することは絶対にありません。但し自分が本来やるべき業務の知識習得（営業なら自社サービスの理解や提案方法の工夫等）よりもExcelの知識を深めようとするのは優先順位のつけ方として間違っています。世の中にはExcelが使えることの価値を誇大に評価して自社商材や研修を販売させようとする人もいますが、特に新卒の段階ではその時間で同僚とコミュニケーションを取ったり、生活環境の整備に充てたりする方が効率的です。
但し、Excelでの事務処理がメインの実務業務になる方は別です。そういった方はExcelの勉強をすることがそのまま実務の習熟になりますので。
２．勉強する時間でもっとコミュニケーションをとりたいから
デスクで黙々とパソコンと睨めっこして「話しかけるなオーラ」を出す新人がたまにいます。その姿を見て何を思うかは本当に人それぞれで、「真面目で良い奴だ」と評価する人もいれば「無愛想な奴だ」と評価する人もいます。私はどちらかといえば後者の方です。
これは本当にその部署の風土によって違うので、あくまで参考程度として欲しいのですが、私は新卒の一番の仕事は「会社の人と上手く付き合えるようになること」だと思っています。それにはコミュニケーションが必須、なので出来れば新人には可能な限り「暇だなぁ、誰か話しかけてくれないかなぁオーラ」を出しておいて欲しい。そしたらどうにか時間を作って雑談をしに行けるのですが……こういった雑談の時間って、段々自分の仕事が増えていくので年数を重ねる毎に取りにくくなるんですよね。Excelの勉強はいつでも出来ますが、コミュニケーションをとるのはいつでも出来ない、ということはご理解いただきたいです。
ただ先ほども書いたように、何もしていないと「勉強しろ」と言ってくる人もいるので、これは本当にその職場それぞれ（個人的には、だったらちゃんと教育の機会作れよと思いますが）。話しやすい雰囲気の職場なら「暇です」アピールして、そうでなければExcelなり何なり勉強すればいいと思います。
個人的によくやっていた手法としては、Excelで研修のレポートとかを書く時に先輩社員に「～で全部カタカナになっちゃうんですけど、どうしたらいいですか？」みたいな感じで話すきっかけを作るというもの。そこから忙しそうでなければ話を広げてみて、先輩社員とコミュニケーションをとっていました。
３．本当に覚えておいて欲しいことは入社してから教えるから
身も蓋もない話ではありますが、本当に必要なことは先輩社員が教えます。だから心配しなくて大丈夫です。私が新入社員の頃はExcelなんてほぼ触ったことがなく、本当に文字を打つ以外のことは出来ませんでしたし、それこそ「急に大文字しか打てなくなりました」と色んな人に泣きついたものでしたが、それで評価が下がったことはただの一度もありません。言っても私は小説を書いていたのでタイピングは問題ありませんでしたが、中には「小さいつってどうやって打つの？」みたいな人も平気でいて、それでも問題ありませんでした。
だから「Excelって使えないとダメなのかなぁ？」と心配する必要はありません。企業は基本的には教えるつもりでいますし、もし本当に必要であれば入社前に勉強しておくように伝えられると思います。
「Excelが出来る人の基準」
ネットでExcelについて調べると「最低限これは覚えて！」みたいな感じで、やれ関数だの、やれピポットテーブルだのと書いているのですが、正直どれも基準が高すぎると思います。そんなに出来なくても問題ないですし、本当に必要であれば教えてくれます。寧ろそれを話のネタに出来ます。
だからExcelの勉強って、数ある業務スキルの中でもかなりプライオリティの低いものだと思っているんですよね。絶対に使うものではあるのですが極めるにはあまりにも奥が深すぎますし、実務ではごく限られた機能しか使わない職種が殆どです。そのごく限られた機能の使い方は会社で教えてもらえますし、その手間を削減する為に時間を掛けてまで業務と関係ない領域の知識習得に費やすのは本末転倒です。
- Excelを起動出来る
- キーボードで文字を入力出来る
- 上書き保存と名前を付けて保存が出来る
私は最低限、以上の三つが出来れば問題ないと思っています。もしもこれで問題がある業種であればそもそも採用されないはずですし、入社までに勉強しておいてと言われるはずなので。
Excelって、ある程度実務知識を習得した5～10年目ぐらいの中堅社員が「もうある程度覚えなきゃいけないことは覚えたし……Excelでも勉強するか」ぐらいの気概で勉強するものだと思うんですよね。社会人ならExcelが出来ないといけない、と吹聴することでメリットを受ける人がいるから、DX推進が叫ばれている今でもこの風潮が一定残っているのでしょう。ということで、Excelが出来る・出来ないはあまり気にしなくていいよ、というお話でした。
